Le FAQ Frequently Asked Questions sono domande che vengono poste più frequentemente e raccolte in una lista con le relative risposte, con lo scopo di fare chiarezza e di supportare gli utenti.
Al fine di determinare quanto tempo ci vorrà per ottenere la certificazione ISO 9001, è necessario capire quanto tempo ci vorrà per sviluppare o aggiornare il sistema di gestione della qualità (SGQ). Un modo di capire questo è iniziare con una Gap Analysis. La Gap Analysis vi dirà quali passi è necessario prendere per aggiornare o sviluppare il vostro SGQ. Una volta che sapete che cosa deve essere fatto, si può capire per quanto tempo è necessario. In generale, si può richiedere da un mese a sei mesi per sviluppare un SGQ completo. Quanto tempo avrà effettivamente dipenderà da diversi fattori, tra cui il numero di persone coinvolte nel progetto, che esperienza hanno e quanto è grande la vostra organizzazione. Una volta che avete implementato il vostro SGQ, potete procedere con la Certificazione
Una certificazione ISO 9001 ha una durata di tre anni e, una volta concluso questo periodo, dovrai rinnovarla attraverso delle verifiche specifiche.
Per ottenere il rinnovo della certificazione più velocemente puoi seguire qualche consiglio:
‐ Programmazione: scegli di definire un calendario con tutte le attività necessarie a implementare la qualità interna e con tutti i documenti necessari per rinnovare le tue certificazioni;
‐ Controllo: verifica con periodicità che tutti gli organi interni alla tua azienda rispettino i processi di gestione stabiliti;
‐ Aggiornamento: qualora vengano effettuate delle modifiche strutturali interne,valuta un adeguato riallineamento dei processi di gestione per mantenere la giusta qualità
La ISO 9001 è uno standard internazionale volontario per la gestione della qualità, mirato alla soddisfazione del cliente, delle parti interessate e al miglioramento continuo delle prestazioni aziendali. È spesso richiesta nei bandi pubblici e può essere integrata con altri sistemi di gestione come ISO 14001, ISO 45001 e ISO 27001.
Essere certificati ISO 9001 significa che un ente di certificazione indipendente ha verificato e attestato che il sistema di gestione della qualità (SGQ) dell’azienda soddisfa i requisiti dello standard ISO 9001. Questo garantisce che l’organizzazione segue processi conformi alla norma, ma non implica che i prodotti o servizi siano certificati.
ISO 9001 per i processi universitari
Sistema volontario: La certificazione ISO 9001 non è obbligatoria per le università, ma viene adottata su base volontaria per migliorare la gestione della qualità.
Ambito: Si applica ai processi amministrativi, didattici e di ricerca, garantendo efficienza e miglioramento continuo.
Obiettivi: Ottimizza la gestione interna, riduce sprechi e migliora la soddisfazione degli utenti.
Metodo: Si basa sul ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) e richiede audit interni ed esterni per la certificazione.
Sistema AVA dell’ANVUR
Sistema obbligatorio: Tutte le università italiane devono conformarsi al Sistema AVA per l’accreditamento dei corsi di studio e della ricerca.
Ambito: Valuta la qualità della Didattica, Ricerca e Terza Missione.
Obiettivi: Garantisce la conformità agli standard europei ESG e il miglioramento continuo dell’offerta formativa.
Metodo: Comprende autovalutazione, valutazione esterna e accreditamento da parte dell’ANVUR.
Differenze principali:
ISO 9001
Obbligatorietà : Volontario
Ambito : Processi gestionali, amministrativi, laboratoriali, didattici
Obiettivi : Efficienza e miglioramento continuo
Metodo : Certificazione con audit da parte di un ente terzo
Sistema AVA
Obbligatorietà : Obbligatorio
Ambito : Qualità della didattica, ricerca e terza missione
Obiettivi : Conformità agli standard nazionali ed europei
Metodo : Autovalutazione, valutazione esterna e accreditamento
L’adozione congiunta di entrambi i sistemi permette alle università di migliorare la qualità complessiva dei servizi offerti.
Quando una organizzazione sostiene che è certificata ISO 9001, significa che un Ente di certificazione indipendente ha controllato il suo sistema di gestione della qualità (SGQ) e certificato che soddisfi i requisiti ISO 9001. Significa che un auditor ha dato una assicurazione scritta che il sistema di gestione della qualità di ISO standard è stato raggiunto.
Tuttavia, quando le aziende dicono che sono conformi alla ISO 9001, di solito significa che essi hanno soddisfatto i requisiti di ISO SGQ ma non sono stati formalmente certificati da un Ente di certificazione indipendente. In effetti, sono auto-certificate. Questo è perfettamente accettabile. Naturalmente, un certificato ufficiale tende ad avere più peso sul mercato.
Occorre notare che quando una società dice che è certificata o conforme, non sta dicendo che i suoi prodotti e servizi soddisfano la norma ISO 9001. Le norme ISO 9001 sono norme di processo, non norme di prodotto.
Il documento non specifica i requisiti dettagliati per la certificazione ISO 9001. Tuttavia, in generale, per ottenere la certificazione ISO 9001, un’organizzazione deve:
Implementare un sistema di gestione della qualità (SGQ) conforme ai requisiti dello standard.
Dimostrare il focus sulla soddisfazione del cliente e il miglioramento continuo.
Identificare e gestire i processi aziendali in modo efficace.
Monitorare e controllare i documenti e le registrazioni.
Effettuare audit interni e riesami della direzione.
Superare l’audit di certificazione condotto da un ente di certificazione accreditato.
Queste informazioni derivano da conoscenze generali, poiché non sono esplicitamente presenti nel documento.
Il termine ISO 9000 ha due significati diversi: si riferisce ad un singolo standard (ISO 9000) e si riferisce ad un insieme di tre standard (ISO 9000, ISO 9001 e ISO 9004). Tutti e tre compongono la serie ISO 9000 e sono indicati come norme sui sistemi di gestione della qualità. La norma ISO 9000 stabilisce le definizioni e la terminologia e viene utilizzato per chiarire i concetti utilizzati dalla ISO 9001 e ISO 9004. La ISO 9001 contiene i requisiti e viene utilizzata ai fini della certificazione, mentre la ISO 9004 presenta una serie di linee guida e viene utilizzato per sviluppare la
gestione della qualità oltre la norma ISO 9001.
Il termine ISO 9000 ha due significati: un significato ampio ed uno stretto. In senso lato, il termine ISO
9000 include le seguenti norme: ISO 9000, ISO 9001 e ISO 9004. In senso stretto, il termine ISO 9000 si
riferisce solo allo standard ISO 9000 (che parla di definizioni e vocabolario). Ma, in molti casi, il termine
ISO 9000 è usato in senso lato. Quindi il termine ISO 9000 ha due significati (Un’ampia uno e uno stretto),
mentre il termine ISO 9001 ha solo un significato molto specifico (si riferisce alla norma ISO 9001).
I vantaggi della certificazione ISO 9001 includono:
Miglioramento dell’organizzazione aziendale.
Aumento della credibilità e dell’immagine verso l’esterno.
Riduzione dei costi legati a inefficienze e rilavorazioni.
Diminuzione di reclami e contestazioni da parte dei clienti.
Maggiore accesso a gare pubbliche.
Accoglimento positivo sul mercato nazionale e internazionale.
Ottenimento di polizze assicurative a costi più favorevoli.
Miglioramento del rapporto con il personale.
Un’azienda certificata ISO9001 è un’azienda che ha dimostrato, previa verifica da parte di un ente terzo, che il proprio sistema di gestione per la qualità è conforme allo standard internazionale UNI EN ISO 9001. Gli organismi terzi incaricati di verificare la conformità dell’azienda e, di conseguenza, autorizzati al rilascio di un certificato, sono detti Enti di Certificazione. Per poter verificare ed attestare la conformità ad uno standard gli Enti di certificazione devono essere riconosciuti, cioè accreditati, da un organismo superiore; tale organismo è detto organismo di accreditamento (es ACCREDIA). Gli organismi di accreditamento, che in genere hanno natura pubblica o sono diretta emanazione del governo di uno stato, hanno il compito di tenere sotto controllo gli Organismi di certificazione. Gli organismi di accreditamento attestano che gli organismi di certificazione sono competenti ed indipendenti e sono autorizzati al rilascio dei certificati ISO 9001 in specificati i settori d’attività.
La certificazione ISO 9001 è rivolta a qualsiasi azienda, pubblica o privata, di qualsiasi settore e dimensione che voglia migliorare e rendere più facile la propria gestione e migliorare la propria immagine e reputazione.
Questa è una delle domande più popolari. Purtroppo, non c’è una risposta semplice. Quanto costa dipende da diversi fattori. Dipende da quanto tempo si dedica allo sviluppo del vostro sistema di gestione della qualità, da quante persone sono coinvolte, se si ingaggiano consulenti o meno, e dai costi per la certificazione.
Così, invece di cercare di dare una risposta semplice, vi mostreremo come costruire la vostra risposta. Un approccio è quello di iniziare con una Gap Analysis. La Gap Analysis vi dirà quali passi è necessario compiere per sviluppare il sistema di gestione della qualità (SGQ). Una volta si sa che cosa deve essere fatto, si può capire quanto tempo impiegare, chi dovrebbe farlo, e quanto dovrebbe costare. Con questo tipo di informazioni, è possibile pianificare il vostro sistema di gestione progettare e preparare un bilancio utilizzando le seguenti tipologie di costo: Costi interni
• Gap Analysis
• sviluppo del sistema
• documentazione di sistema
• implementazione del sistema
• Formazione e sensibilizzazione
• Controllo di qualità interno
• modifiche del sistema
Costi esterni
• Compensi professionali del consulente
• Gap Analysis
• sviluppo del sistema
• documentazione di sistema
• implementazione del sistema
• Formazione e sensibilizzazione
• Servizi di audit interno
• modifiche del sistema
Certificazione
• valutazione iniziale
• certificazione di audit
• audit di sorveglianza
• ricertificazione
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